fbpx

5 điều cần cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị

Khi tổ chức một hội nghị, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều điều và lựa chọn địa điểm là một trong những quyết định ảnh hưởng tới thành công của hội nghị. Dưới đây là một số hướng dẫn chọn trung tâm hội nghị như thế nào cho phù hợp với mục đích của doanh nghiệp.

1. Vị trí tổ chức hội nghị doanh nghiệp

Đối với sự kiện tổ chức tại địa phương thì doanh nghiệp có thể lựa chọn những trung tâm hội nghị có vị trí hợp lí với người tham dự. Để giúp khách mời không đến dự trễ giờ, hãy cung cấp một bản đồ đi kèm trong thư mời họp. Ngoài ra, thuận tiện hơn là doanh nghiệp nên con nơi tổ chức gần trung tâm thành phố như Riverside Palace. Vị trí đắc địa ở quận 4, vừa có thể di chuyển qua quận 1, 5, 8 hay quận 7 một cách dễ dàng. Đối với những sự kiện có triển lãm trưng bày sản phẩm mới hay miễn phí vào cổng thì nên có những áp phích, băng rôn treo quảng cáo trên đoạn đướng tới hội nghị. Đây là một cách thức tạo hiệu ứng tương tác với những khách hàng tiềm năng.

Trung tâm hội nghị cao cấp Riverside Palace

Trung tâm hội nghị cao cấp Riverside Palace

2. Bãi đậu xe

Một yếu tố khách cũng ảnh hưởng không ít đến trải nghiệm của khách mời khi tham dự hội nghị là bãi đậu xe. Ưu tiên những nơi có bãi đỗ xe rộng rãi, có chỗ đậu xe hơi và ở trong bãi cũng phải có mái che và bảo vệ canh xe. Nếu trung tâm tổ chức không có bãi đậu thì nên hướng dẫn khách chỗ đậu xe ở khu vực gần ấy cùng nhân viên hướng dẫn tận tình. Và dặn trước cho khách mời rằng họ sẽ tự trả phí gửi xe.

bãi đậu xe cho khách tham dự hội nghị

Bãi đậu xe cho khách tham dự hội nghị

Ngoài ra, nếu là một hội nghị lớn thì doanh nghiệp có thể xin tài trợ từ các ứng dụng taxi công nghệ như Grab, Gojek hay Bee cung cấp một số mã khuyến mãi cho khách mời. Khách mời sẽ có một chuyến đi miễn phí với trải nghiệm hoàn hảo nhất khi đến dự hội nghị. Ngoài ra, nếu nhà hàng có người phụ vụ đậu xe giúp cũng sẽ tạo một ấn tượng không nhỏ.

3. Sức chứa tối đa và tối thiểu của hội trường

Tùy vào quy mô ước tính của sự hiện mà doanh nghiệp nên chọn hội trường tổ chức thích hợp. Ngoài ra, bên trong hội trường cần đảm bảo phòng chống hỏa hoạn và nguyên tắc an toàn cơ bản. Và khi ước tính được số lượng khách mời thì bạn nên thông báo cho nhà hàng để chuẩn bị thực đơn tiệc cho hội nghị. Khi đó thì bạn nên dựa vào mức ngân sách tối thiếu cho khoảng ăn uống này mà chọn loại hình tiệc nào đúng với chỉ tiêu đề ra. Ngoài ra, nên hỏi rằng nhà hàng có cung cấp những gói dịch vụ trọn gói hay tặng thêm gói Wi-Fi miễn phí, hỗ trợ âm thanh ánh sáng,…

Có thể bạn quan tâm: Địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp.

4. Dịch vụ và tiện ích trong hội nghị

Nếu như bạn chọn thêm gói dịch vụ tiệc hội nghị thì nên kiểm tra nơi tổ chức có bếp nấu trực tiếp hay phải đặt tiệc từ phía dịch vụ khác mang đến. Vì nếu nhà hàng có bếp nấu trực tiếp thì thức ăn sẽ được tươi ngon hơn và doanh nghiệp có thể kiểm tra chất lượng sản phẩm. Ngoài ra chi phí cũng sẽ rẻ hơn và sẽ linh hoạt hơn trong khâu cung cấp phần ăn. Hơn nữa thực đơn của nhà hàng sẽ đa dạng hơn là mua sẵn.

Thực đơn cho khách mời hội nghị

Thực đơn cho khách mời hội nghị

Bên cạch đó là dịch vụ trang trí, phục vụ và dọn dẹp trong thời gian tổ chức hội nghị cũng rất quan trọng. Tuy nhiên bạn phải hỏi trước để chắc rằng có người sẽ phụ trách mảng này. Còn không bạn phải điều thêm nhân viên của mình để thực hiện vị trí phục vụ. Và một sự kiện thì không thể thiếu âm thành và ánh sáng. 

5. Bố cục sắp xếp hội trường

Có một sai lầm mà nhiều buổi hội nghị đã chọn hội trường rất lớn nhưng sơ đồ chỗ ngồi lại không tối ưu được không gian, khiến nhiều khách mời không đủ chỗ ngồi. Do đó, khi khảo sát các hội trường thì bạn cũng nên có cho mình một số gợi ý hay phác thảo sơ đồ bố trí bên trong. Như việc sắp xếp bàn ghế như thế nào để dễ dàng di chuyển, thuận tiện cho việc theo dõi hội nghị và đủ số lượng ghế cho khách. Ngoài ra, không nên để các vật cản vướng lối vào và lối thoát hiểm, nhằm tránh gây tai nạn không đáng có.

bố cục sắp xếp tối ưu không gian cho hội nghị

Bố cục sắp xếp tối ưu không gian cho hội nghị

Trên đây là 5 điều cần cân nhắc khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị cho các doanh nghiệp. Nếu quý vị đang tìm một nơi hội tụ đầy đủ các tiêu chí trên thì Riverside Palace là một đề cử xứng đáng. Đây là nơi mà nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đã tin tưởng và tổ chức các buổi hội nghị trang trọng và cao cấp. Mong là những chia sẻ này sẽ giúp được cho quá trình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp cho các doanh nghiệp tại TPHCM – Riverside Palace

More Articles for You

Cách chọn món chính trong thực đơn tiệc cưới

Đám cưới là sự kiện quan trọng nhất cuộc đời và vì vậy mà ai ai cũng muốn ngày vui …

Lựa chọn tiệc buffet hay tiệc bàn truyền thống khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời?

Đám cưới là sự kiện trọng đại nhất trong đời mỗi người, bởi vậy nên ai ai cũng muốn tổ …

Cặp đôi có nên lựa chọn tổ chức đám cưới tại nhà hàng?

Đám cưới là một sự kiện vô cùng quan trọng của các cặp đôi,vì vậy các khâu để chuẩn bị …

Những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời

Cùng với xu hướng phát triển của các nhà hàng tiệc cưới, mô hình tiệc cưới ngoài trời đang dần …

Mọi điều cần biết về bài phát biểu của chú rể: Mẹo, Lời khuyên và Ví dụ

Mặc dù đây không phải là một yêu cầu cần có trong đám cưới, nhưng bài phát biểu của chú …

Đâu là những trung tâm hội nghị ở Sài Gòn chuyên nghiệp và đẳng cấp

Để tạo ra những sự kiện đặc biệt, ghi dấu ấn với người tham dự thì yếu tố góp phần …