5 lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Đối với bất kì một sự kiện nào thì khâu chọn địa điểm tổ chức là khâu đầu tiên cũng như là một trong các khâu quan trọng cần lưu ý kĩ. Tuỳ theo nhu cầu và mục đích tổ chức như khai trương; khánh thành; lễ kỷ niệm; tiệc tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm,… sẽ có những lựa chọn về địa điểm khác nhau.

Có khoảng 80% sự thành công của 1 buổi sự kiện dựa trên vị trí tổ chức, nhưng trong quá trình quyết định địa điểm cũng có ít nhiều khó khăn đối với những khách hàng. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn 5 điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.

Lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chúc sự kiện

1. Vị trí tổ chức phù hợp

Trải nghiệm thực tế sẽ đúng và chính xác nhất để biết trung tâm tổ chức sự kiện đó có thuận tiện trong việc di chuyển hay không? Hãy ưu tiên chọn một vị trí để tổ chức ngay tại trung tâm của thành phố để tiện lợi đi lại các điểm khác. Nếu như không có địa điểm lý tưởng trong trung tâm, bạn hãy đảm bảo rằng ở nơi khác đường đi sẽ có cường độ giao thông thông thoáng. 

Vị trí tổ chức thành công là chiếm được khoảng 80% sự hài lòng của khách hàng

2. Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

Nếu buổi sự kiện của bạn có tính trang trọng, lịch sự và có sự góp mặt của nhiều đối tác, khách hàng. Buổi sự kiện của bạn cần quan tâm đến tác phong phục vụ của nhà hàng. Bởi những người nhân viên, chuyên viên tổ chức sự nghiệp giữ một tác phong chuyên nghiệp sẽ dễ dàng khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng, thoải mái hơn. Từ đó, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng với buổi sự kiện của bạn tổ chức. 

Bạn có thể đánh giá đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hay không thông qua một số đặc điểm đánh giá như sau: Trang phục, cử chỉ, cách bày trí, lời nói hỏi han khách hàng v…v.

3. Không gian tổ chức đáp ứng tốt yêu cầu sự kiện

Khi tổ chức 1 buổi sự kiện, phải luôn đảm bảo rằng  đáp ứng được quy mô khách hàng. Hãy ước lượng số khách hàng đến tham dự và đặt 1 căn phòng có sức chứa được sô lượng đó. Lưu ý không được trừ hao và nghĩ rằng khách hàng sẽ không tới dự đông đủ dẫn đến căn phòng quá nhỏ.

Ngược lại, nếu số lượng khách mời quá ít thì không đặt những căn phòng sự kiện quá lớn bởi vì dễ gây loãng cho chương trình.

Không gian quyết định sự hài lòng, thoải mái của khách hàng

4. Ngân sách tổ chức sự kiện hợp lý

Để có một lựa chọn phù hợp nhất, bạn cần tham khảo giá của nhiều nơi khác nhau trước khi quyết định. Hãy bỏ một ít thời gian để phân tích xem chọn địa điểm nào, lý do vì sao, ưu điểm được gì mất gì v…v Nếu như  sự kiện có quy môn lớn và có nhiều hạng mục quan trọng liên quan đến địa điểm tổ chứ sự kiện thì nên nhờ đến sự hỗ trợ của đơn vị tổ chức đã có kinh nghiệm và có thể tư vấn mức giá và địa điểm hợp với điều kiện kinh tế của công ty nhất.

5. Các dịch vụ đi kèm

Ngoài việc phải chuẩn bị, bố trí đầy đủ các thiết bị trong buổi sự kiện như: micro, âm thanh, máy chiếu, v…v  thì một dịch vụ đi kèm nên có là tiệc teabreak thong thời gian giải lao ở giữa sự kiện. Một sự kiện đơn thuần nếu có kèm theo các dịch vụ đi kèm này sẽ trở lên giá trị hơn. Teabreak bao gồm các loại bánh, trái cây, trà, cà phê, v…v được chuẩn bị đơn giản gọn gàng trên bàn kết hợp với sự phục vụ chuyên nghiệp sẽ dêc ghi được điểm trong lòng khách hàng hơn.

Các loại bánh, trái cây, trà v….v được chuẩn bị trong buổi sự kiện 

Lời kết

Với những lưu ý bên trên, chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể chọn được cho mình một địa điểm tổ chức sự kiện thật phù hợp. Nếu bạn vẫn băn khoăn chưa biết trung tâm tổ chức hội nghị nào có thể đáp ứng đầy đủ tất cả các lưu ý trên, bạn hãy tham khảo qua địa điểm tại Riverside Palace. Đảm bảo rằng bạn sẽ hài lòng với những dịch vụ chu đáo và chuyên nghiệp tại đây.