admin
November 22, 2021
Tổ chức hội nghị có nhiều quy mô khác nhau nhưng tất cả đều cần tổ chức một cách có kế hoạch cụ thể dù là lớn hay nhỏ. Bất kỳ một hội nghị nào cũng cần có một khuôn khổ tổ chức và hội nghị thành công khi các giai đoạn tổ chức hội nghị được diễn ra chặt chẽ cho người tham gua một trải nghiệm tốt. Bài viết này chúng tôi sẽ bật mí cho bạn các giai đoạn để tổ chức một hội nghị hoàn chỉnh.
Tại sao nên tổ chức hội nghị?
Có rất nhiều loại hình hội nghị khác nhau được tổ chức với những mục đích khác nhau như hội nghị đào tạo, hội nghị học thuật,…
Khi bạn muốn truyền đạt, giáo dục một vấn đề cụ thể bạn có thể tổ chức một hội nghị và mời các chuyên gia trong các lĩnh vực này và các học viên để thảo luận, làm rõ về một vấn đề.
Công ty tổ chức hội nghị khách hàng
Khi công ty bạn có một sản phẩm mới sắp ra mắt và cần được công bố rộng rãi thì mở hội nghị là cách tốt nhất để truyền tải thông tin.
Khi bạn muốn tiếp thêm hoặc tái tạo lại năng lượng cho nhân viên, cho mọi người để họ có nhiều động lực cống hiến cho công việc. Tạo động lực mạnh mẽ để các nhân viên tiếp tục làm việc hết mình.
Hội nghị là nơi tập hợp nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực nghề nghiệp để có thể học hỏi, giao lưu. Các hội nghị thường niên phục vụ nhiều mục đích khác nhau.
>> Xem thêm: Chọn trung tâm tổ chức hội nghị khách hàng tại TPHCM
Các công đoạn tổ chức hội nghị
Tạo cấu trúc cho buổi tiệc
Đây có thể gọi là công đoạn “cơ sở” của buổi hội nghị, là những cấu trúc nhỏ bên trong tạo nên buổi hội nghị. Những người tạo cấu trúc cho buổi hội nghị gồm một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm phụ trách, tổ chức và điều hành hội nghị, đồng thời lập kế hoạch cùng nhau tổ chức.
Lập kế hoạch hội nghị
Mọi quy trình lập kế hoạch sẽ hoạt động tốt hơn nếu nó có một mốc thời gian rõ ràng và hợp lý. Mỗi bước trong quy trình nên có một thời hạn cho phép để có thời gian chỉnh sửa những hạn chế, thiếu sót và để hoàn thanh nhiệm vụ kịp thời. Thời gian luôn là thứ quý giá nhất trong việc lập kế hoạch nên bạn cần lên kế hoạch chặt chẽ để quản lý được thời gian.
Trong kế hoạch bạn nêu rõ mục đích của hội nghị. Một số phổ biến nhất như là đào tạo, phát triển một sáng kiến và hướng đi mới, giúp người tham gia trải nghiệm sản phẩm công ty,…
Lập kế hoạch chi tiết về thời gian cho khách mời
Ví dụ: nếu trọng tâm của bạn là đào tạo, bạn có thể muốn biết những lĩnh vực mà mọi người cảm thấy đào tạo sẽ hữu ích nhất. Điều chỉnh kế hoạch của bạn cho phù hợp với nhu cầu của những người tham gia tiềm năng có nghĩa là một hội nghị được tổ chức đầy đủ và hữu ích.
Xác định rõ đối tượng mục tiêu tham gia hội nghị. Đối tượng mục tiêu được quy định bởi bản chất của hội nghị và tổ chức tài trợ. Nhưng nhiều nhà tổ chức hội nghị quan tâm đến việc thu hút nhiều hơn những người tham gia bình thường. Điển hình như là:
- Thành viên của hoặc những người quan tâm đến một ngành nghề nhất định
- Những người liên quan đến một vấn đề cộng đồng cụ thể (hoặc rộng hơn)
- Cán bộ công chức (có thể ở bất kỳ hoặc tất cả các cấp)
- Những người từ các tổ chức được tài trợ
- Thành viên của tổ chức tài trợ
Đăng ký người tham dự và mời diễn giả
Mời diễn giả tùy thuộc vào mục đích của buổi hội nghị. Khi buổi hội nghị có mục đích để học hỏi, trau dồi thêm kiến thức thì buổi hội nghị bạn sẽ nghĩ ngay đến những chuyên gia đầu ngành, người mà bạn sẽ liên hệ cá nhân và gửi thông tin buổi hội nghị cho họ. Đối với những hội nghị về giới thiệu, phát triển sản phẩm mới chỉ cần CEO hoặc người chịu trách nhiệm nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Đăng ký hội nghị cho người tham gia. Hội nghị thường diễn ra một ngày hoặc nhiều ngày, có thu phí hoặc miễn phí. Bất kể quy mô nhỏ hay to luôn cần có thủ tục đăng ký trước hội nghị cho những người tham gia. Điều đó cung cấp cho ban tổ chức ước tính về số lượng người sẽ tham gia để có thể cung cấp lượng thực phẩm và nguyên liệu phù hợp, đồng thời giúp ước tính số lượng và quy mô. Đồng thời giúp người tham gia có một lịch trình vững chắc để lập kế hoạch cụ thể cho người tham gia.
Ngoài biểu mẫu đăng ký, các thông tin tài liệu trước hội nghị. Bao gồm lịch trình, diễn giả chính, dự kiến thời gian,…
Địa điểm tổ chức hội nghị
Không gian tổ chức hội nghị sang trọng
Bạn nên lựa chọn các trung tâm hội nghị. Gợi ý cho bạn trung tâm hội nghị tiệc cưới Gala Center – nằm tại vị trí quận Tân Bình nơi có giao thông thuận tiện, nối liền với các quận Phú Nhuận và Gò Vấp. Các phòng được thiết kế, trang trí sang trọng, hiện đại, trang bị công nghệ, bàn ghế thoải mái. Đủ đáp ứng các yêu cầu của bạn. Về thức ăn trong hội nghị, trung tâm tổ chức hội nghị tphcm có đội ngũ đầu bếp chuyrn nghiệp mang đến những thực đơn hấp dẫn phù hợp theo mùa và phù hợp với từng loại tiệc.
Kết
Bài viết trên chúng tôi đã chia sẽ cho bạn các bước cơ bản để tổ chức một hội nghị hoàn chỉnh. Hy vọng bạn sẽ có một hội nghị được tổ chức thành công tốt đẹp.
