Bí quyết tối ưu ngân sách hiệu quả khi tổ chức hội nghị khách hàng

Ngày nay hội nghị khách hàng trở thành một trong những hoạt động hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn là hình thức xây dựng cầu nối để thêm gắn kết với khách hàng và tăng uy tín cho bộ nhận diện thương hiệu. Việc lên kế hoạch và chuẩn bị một cách kỹ lưỡng là điều vô cùng cần thiết để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Vậy làm cách nào để có thể quản lý chi tiêu mang lại hiệu quả khi tổ chức một buổi hội thảo? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để khám phá ra những bí quyết giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách khi tổ chức hội nghị khách hàng.

Các khoản chi phí cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

1. Chi phí địa điểm tổ chức:

• Thuê địa điểm tổ chức: Doanh nghiệp cần khảo sát và tham khảo giá cả ở nhiều địa điểm tổ chức khác nhau trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố để so sánh giữa các địa điểm với nhau và chọn ra địa điểm phù hợp với tiêu chí và ngân sách của doanh nghiệp cho một buổi tri ân khách hàng.

• Không gian sự kiện: Chi phí trang trí thường bao gồm tất cả những gì liên quan đến việc làm đẹp cho không gian sự kiện như hoa tươi, cổng trang trí, bàn, ghế… Trang trí phù hợp không chỉ tạo không gian thu hút mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Ngoài ra, chi phí có thể thay đổi dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn của nhà cung cấp, doanh nghiệp nên xem xét và tham khảo nhiều nhà cung cấp khác nhau để chọn ra giải pháp phù hợp với ngân sách nhất.

• Thi công sân khấu: Mỗi sự kiện đều có những yêu cầu riêng biệt, do đó sân khấu sẽ được thiết kế linh hoạt và tùy chỉnh theo những yêu cầu của doanh nghiệp và phù hợp với các hội nghị. Từ đó nhà cung cấp sẽ đưa ra những mức giá khác nhau để doanh nghiệp có thể cân nhắc và lựa chọn phù hợp.

Hội nghị khách hàng được doanh nghiệp tổ chức hàng năm để tri ân khách hàng

2. Chi phí trang thiết bị:

• Âm thanh, ánh sáng: Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn thì không thể thiếu các thiết bị âm thanh, ánh sáng bao gồm loa, micro, đèn sân khấu hay các thiết bị điều khiển… Ánh sáng sẽ giúp sân khấu trở nên nổi bật hơn, tạo không khí phù hợp với một buổi hội thảo. Còn chất lượng âm thanh tốt giúp các bài diễn thuyết của doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn. Âm thanh và ánh sáng là yếu tố ảnh hưởng rất nhiều đến trải nghiệm của các khách hàng khi tham dự hội nghị.

• Màn hình LED: Màn hình LED sẽ phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu của sự kiện. Các loại màn hình LED có kích thước và độ phân giải khác nhau, màn hình LED càng lớn thì chi phí thuê sẽ càng cao.

Hệ thống ánh sáng làm nổi bật sân khấu và giúp sự kiện chuyên nghiệp hơn

3. Chi phí nhân sự

Chi phí này sẽ bao gồm thù lao cho các nhân viên tham gia trực tiếp vào việc tổ chức hội nghị như MC, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, an ninh… Những khoản chi tiêu này phụ thuộc vào số lượng và chuyên môn của nhân viên cần thiết cho một buổi hội thảo.

4. Chi phí ăn uống

Các chi phí về ăn uống đều liên quan đến việc cung cấp các thực phẩm và đồ uống cho các khách mời tại hội thảo. Những chi phí ở mục này sẽ bao gồm nguyên liệu, phục vụ và sự đa dạng từ thực đơn của các gói dịch vụ để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp với lượng khách của mình.

5. Chi phí in ấn

Dựa vào những yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp để đưa ra những vật phẩm cần thiết trong buổi hội nghị. Một số vật phẩm cần thiết nhất trong buổi hội thảo như backdrop, standee, brochure…

6. Chi phí dự trù

Cần có kinh phí dự trù để phòng những trường hợp phát sinh không lường trước được khi hội nghị diễn ra như hỏng thiết bị đột ngột, hoặc thay đổi nhân sự khẩn cấp. Khoản chi này cần được dự trữ một phần ngân sách để đảm bảo cho việc xử lý mọi tình huống bất ngờ hiệu quả hơn.

Cách để tối ưu chi phí mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch sớm: Lên kế hoạch sớm giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian so sánh giá cả và chất lượng dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp để có thể chọn ra nhà cung cấp phù hợp với hội nghị của doanh nghiệp nhất. Hơn nữa, điều này giúp tránh việc phải trả thêm phí cao cho các dịch vụ đặt gấp hoặc sát thời gian diễn ra buổi gặp gỡ các khách hàng.

Chọn địa điểm phù hợp: Cân nhắc các địa điểm có giá thuê phù hợp với quy mô buổi hội thảo hoặc có thể cung cấp một số dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng để có thể tiết kiệm chi tiêu không cần thuê thêm những thiết bị này từ bên ngoài.

Nếu bạn muốn tổ chức một hội nghị khách hàng đẳng cấp và chuyên nghiệp, hãy để Metropole đồng hành cùng bạn. Metropole sở hữu không gian sang trọng và hiện đại với phong cách đa dạng phù hợp mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, Metropole còn cung cấp các gói dịch vụ bao gồm bố trị lại không gian sự kiện phù hợp với nội dung chương trình theo nhu cầu của doanh nghiệp, các thực đơn cao cấp,… giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Trung tâm tiệc cưới & hội nghị Metropole uy tín được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Giảm các chi phí liên quan đến in ấn: Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phương tiện điện từ như e-invitations, trang web công ty sử dụng mạng xã hội quảng bá sự kiện thay vì in tờ rơi hay poster để tiết kiệm chi phí về in ấn.

Tìm kiếm các nguồn tài trợ: Kết hợp giữa đơn vị tổ chức và nhà tài trợ sẽ mang lại lợi ích cho đôi bên. Một bên có thêm kinh phí cho những khoản chi tiêu khác và bên còn lại được quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình.

>>>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng từ A đến Z

Bằng cách lập kế hoạch ngân sách chi tiết từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh những vấn đề phát sinh gây hao hụt tài chính của doanh nghiệp. Áp dụng các biện pháp tối ưu, nhưng vẫn giúp doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức một hội nghị khách hàng thành công mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý chi tiêu.