Cẩm nang lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng cho dự án công ty

Đối với những sự kiện quan trọng của công ty, việc tổ chức ở đâu rất quan trọng. Vì những sự kiện này không chỉ ảnh hưởng đến nội bộ công ty mà còn tác động đến đối tác và khách hàng. Căn cứ vào nhiều yếu tố như: Ngân sách, số người tham dự, loại sự kiện mà bạn có thể lựa chọn cho công ty một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.

Một khi đã nắm bắt được những thông tin trên, bạn hãy bắt tay ngay vào việc tìm địa điểm. Việc này có thể sẽ rất tốn thời gian của bạn, vì đòi hỏi bạn phải tận mắt chứng kiến tham khảo các cơ sở vật chất, kỹ thuật của địa điểm trước khi lựa chọn nơi đó để tổ chức. Vậy hãy xem xét các yếu tố sau đây để có thể chọn được một địa điểm tổ chức dự án phù hợp cho công ty nhé.

Chi phí dự trù cho địa điểm

Các công ty chắc chắn phải cấp cho bạn một hạn mức chi phí để lựa chọn địa điểm tổ chức. Bạn nên chọn một địa điểm với giá thành hợp lý. Đừng thuê địa điểm ngang với mức phí cho phép, vì trong trường hợp nào, chuyện phát sinh cũng có thể xảy ra. Vì vậy,khi nhận mức phí, bạn hãy dự trù một khoảng nhỏ cho những việc phát sinh đó. Thông thường, giá thuê những địa điểm tổ chức sự kiện vào ngày trong tuần thường thấp hơn những ngày cuối tuần và ngày lễ.

Để ra một khoản chi phí dự trù cho các việc phát sinh

Vị trí lý tưởng

Nếu bạn tổ chức tiệc cho nội bộ công ty, hãy lựa chọn địa điểm gần với công ty để tiện cho các đồng nghiệp di chuyển. Nếu tổ chức tiệc cho khách hàng và đối tác, hãy lựa chọn địa điểm nằm tại trung tâm, những nơi ít kẹt xe để tạo sự thuận lợi cho việc di chuyển của họ. Tuy nhiên, nếu đây là một sự kiện diễn ra với mục đích du lịch và nghỉ dưỡng, hãy chọn lựa nơi nào đó gần sân bay hay bãi biển để tạo ra cảm giác thoải mái cho quan khách tham dự.

Không gian của địa điểm tổ chức sự kiện

Đối với mỗi sự kiện khác nhau, cần có cách bày trí khác nhau. Vì vậy, cần phải chú ý đến địa điểm tổ chức như kiến trúc, nội thất, trang trí,… Nếu là một bữa tiệc cuối năm thì nên chọn những nơi sang trọng, có kiến trúc độc đáo, tuy nhiên nếu là một hội chợ hay một triển lãm thì lại nên chọn những không gian đơn giản, thoáng đãng. Điều này góp phần tạo và thành công của bữa tiệc.

Lựa chọn trung tâm sự kiện sang trọng và phù hợp với sự kiện của công ty

Sức chứa của địa điểm

Dựa vào số lượng khách mời của bữa tiệc để quyết định phù hợp. Địa điểm cần phải đủ rộng để có độ thông thoáng, nếu phòng quá đông và chật sẽ khiến khách mời cảm thấy ngột ngạt khó chịu.

Sức chứa tại trung tâm tổ chức sự kiện Riverside Palace

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Cách bố trí địa điểm

Khi tìm được địa điểm, hãy vẽ ra những ý tưởng bố trí sơ bộ, xem xét xem có điều gì chưa phù hợp không. Hãy xem xét cách bố trí bàn ghế, sân khấu, trang thiết bị nghe nhìn, các khu vực kĩ thuật, chỗ ngồi của khách mời,… càng tượng tượng ra chi tiết, bạn sẽ nhìn ra những vấn đề để lựa chọn địa điểm một cách tốt hơn.

Dịch vụ tại trung tâm tổ chức hội nghị

Khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện, đừng chỉ chăm chăm vào các website của họ, mà hãy tới ngay trực tiếp trung tâm để xem những dịch vụ và tiện nghi tại đó. Có nhiều yếu tố bạn cần chú ý khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện cho công ty như cách trang trí tại địa điểm có phù hợp hay không, có thể tự chuẩn bị bố cục trang trí cho sự kiện công ty được không.

Nếu hội nghị của bạn có thiết đãi các quan khách, hãy lựa chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có dịch vụ đãi tiệc. Hãy chọn lựa thực đơn thật phù hợp và hấp dẫn để tỏ lòng hiếu khách của công ty mình.

Món ăn đãi tiệc vừa hấp dẫn vừa ngon mắt

Ngoài ra, vấn đề an toàn cũng là một trong những vấn đề cần được xem xét kỹ lưỡng. Các trung tâm tổ chức sự kiện cần có các thiết bị an toàn như các thiết bị phòng tránh cháy nổ, cửa thoát hiểm thuận tiện,…

Trên đây là những chia sẻ của trung tâm tổ chức sự kiện Riverside Palace để các công ty có thể tìm được địa điểm tổ chức lý tưởng. Trung tâm còn cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện khác như thuê khán phòng, tổ chức sự kiện ngoài trời, đãi tiệc sự kiện, …. với đa dạng mức phí.

>> Xem thêm: Dịch vụ của trung tâm tổ chức sự kiện Riverside Palace