Cần chú ý gì khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng, rộng rãi, người tham dự cũng không cảm thấy bí bách như khi sự kiện đông người được tổ chức trong nhà. Tuy nhiên tổ chức sự kiện ngoài trời cũng có nhiều điều bất lợi mà các công ty phải cần phải chú ý. Dưới đây là những yếu tố ảnh hưởng tới địa điểm tổ chức sự kiện:

Thời tiết

Đây là một trong những yếu tố mà công ty luôn lo ngại khi phải làm sự kiện ngoài trời. Thời tiết luôn thay đổi thất thường và khó dự đoán.

Các công ty khi lựa chọn ngoài trời nên cân nhắc về đặc điểm thời tiết của nơi sự kiện diễn ra. Chẳng hạn như ở Sài gòn, tháng 7, 8, 9 rơi vào mùa mưa nên cần phải có phương án dự phòng cũng như phông bạt che chắn để đảm bảo sự kiện có thể thuận lợi diễn ra mà không bị yếu tố thời tiết gây trở ngại.

Chỗ để xe cho khách

Một điều cần lưu ý với các sự kiện ngoài trời đó là chủ động tìm bãi giữ xe cho khách tham dự. Đồng nghĩa với việc công ty phải chi thêm một khoản cho bãi giữ xe, đây là điểm khác biệt giữa sự kiện ngoài trời và tổ chức trong nhà hàng, khách sạn.

Bạn cần phải đảm bảo rằng bãi giữ xe bạn thuê đủ cho số lượng khách tham dự. Nhiều tình huống khách bỏ về vì không thể xoay sở tìm chỗ gửi xe.

Ngoài ra, tùy theo tính chất sự kiện mà ban tổ chức phải cân nhắc được vị trí dành cho xe hơi hay xe máy nhiều hơn. Đồng thời địa điểm gửi xe cần có cổng rộng để tránh gây ùn tắc, ảnh hưởng đến hoạt động giao thông nơi sự kiện diễn ra.

Trang trí

Do không gian tổ chức sự kiện ngoài trời thông thường rất rộng. Bạn cần lưu ý đến việc trang trí cho không gian của sự kiện sao cho hạn chế tối đa không gian trống. Bởi việc tập trung trang trí ở khán đài mà bỏ trống các vùng phụ cận trong không gian tiệc sẽ tạo nên sự mất cân xứng, sơ sài và ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh, ý nghĩa mà sự kiện muốn mang lại.

Thay vào đó, bạn nên chuẩn bị bóng, hoa, standee, phướn, banner để lấp đầy không gian trống và tạo không khí nhộn nhịp cho bữa tiệc.

Thực phẩm cho tiệc nhẹ/ tiệc mặn

Hầu hết các sự kiện đều có phần tiệc nhẹ hoặc tiệc mặn (tùy theo tính chất sự kiện). Bạn cần phải lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ tiệc ăn uy tín để đảm bảo an toàn thực phẩm, tránh những sự cố không mong muốn cho khách tham dự. Bởi chỉ cần một sơ xuất nhỏ thì hậu quả sẽ khó lường bởi số lượng khách tham dự sự kiện ngoài trời thường rất lớn.

Vấn đề vệ sinh trong và sau sự kiện

Với vấn đề này, bạn phải cắt cử một nhóm nhân viên vệ sinh (số lượng tùy theo quy mô) để đảm bảo giữ vệ sinh chung và mỹ quan cho toàn bữa tiệc.

Ngoài ra bạn có thể đặt những biển thông báo để nhắc nhở khách mời bỏ rác đúng nơi quy định.

Riverside Palace – Địa điểm tổ chức sự kiện với quy mô đa dạng

Nhà hàng tiệc cưới – trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại Riverside Palace, bạn có nhiều không gian lựa chọn cho phù hợp với quy mô bữa tiệc của mình. Riverside Palace có thể đáp ứng cho sự kiện từ 300 – 2000 người.

Có thể thấy, tổ chức sự kiện ngoài trời khiến các bạn tồn thêm nhiều chi phí cho những dịch vụ phát sinh như vệ sinh, phục vụ, chỗ gửi xe… Với kiến trúc mang âm hưởng Châu Âu, dịch vụ tổ chức tiệc chuyên nghiệp trọn gói, vị trí thuận lợi, Riverside Palace là lựa chọn đáng tin cậy khi bạn cần một địa điểm tổ chức sự kiện quy mô lớn.

Trên đây là những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn nên biết. Hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn chọn được nơi tổ chức sự kiện hợp lý. Chúc bạn thành công!