fbpx

Cần chuẩn bị những gì trước khi tổ chức hội nghị khách hàng?

Hội nghị khách hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Sự kiện này không chỉ giúp doanh nghiệp quảng bá cho thương hiệu, thu hút những khách hàng tiềm năng mà còn là nơi để doanh nghiệp thể hiện sự tri ân của mình đối với khách hàng đã cùng đồng hành. Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tổ chức hội nghị là điều cần thiết. Đại diện cho những trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM, Gala Center chúng tôi sẽ chia sẻ một số lưu ý trước khi tổ chức hội nghị.

Xác định mục đích chính và lên danh sách khách mời

Trước khi tổ chức một hội nghị khách hàng các bạn cần phải xác định được mục đích chính của hội nghị là gì? Có những doanh nghiệp sẽ xác định mục đích chính là để quảng bá thương hiệu cho công ty, một số khác lại có mục đích thăm dò ý kiến của khách hàng về sản phẩm hay những mục đích như giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng,…

Khi các bạn xác định được mục đích chính của hội nghị rồi, các bạn sẽ dễ dàng khoanh vùng được mục tiêu khách hàng cần hướng tới từ đó lên danh sách dễ dàng.

Từ cơ sở xác định được mục đích chính của sự kiện, các bạn sẽ lên danh sách khách mời một cách dễ dàng và nhanh chóng, nên chọn mời những đối tượng khách hàng có khả năng quan tâm đến vấn đề chính trong buổi sự kiện để tạo sự hứng thú và sự tương tác của khách hàng với doanh nghiệp.

Các bạn nên lên danh sách khách mời kết hợp với những thông tin cần thiết như địa chỉ, số điện thoại,…bởi hiện nay tình hình dịch bệnh đang rất căng thẳng. Sau khi lập được danh sách khách mời các bạn sẽ đi in thiệp và phát thiệp mời đến các khách hàng trước thời gian tổ chức hội nghị

Hình ảnh lên danh sách khách mời dự hội nghị khách hàng

Hình ảnh lên danh sách khách mời dự hội nghị khách hàng

Xác định địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

Có rất nhiều trung tâm tổ chức hội nghị tpHCM, vì vậy việc các bạn cần làm tiếp theo là xác định được địa điểm tổ chức hội nghị, hãy chọn những địa điểm ở trung tâm thành phố, nằm trên lộ lớn và có mặt tiền rộng rãi vừa thuận tiện cho việc di chuyển lại vừa thuận tiện cho việc tìm kiếm. 

Không gian tổ chức hội nghị sang trọng của Gala Center

Không gian tổ chức hội nghị sang trọng của Gala Center

Khi đã tìm được địa điểm tổ chức rồi, các bạn có thể dựa vào danh sách khách mời để dự đoán số bàn tiệc, từ cơ sở đó lựa chọn một sảnh tiệc phù hợp với quy mô của sự kiện công ty bạn, tránh được việc chọn sảnh quá rộng gây lãng phí ngân sách hay lựa chọn sảnh tiệc quá hẹp gây chật chội.

Các bạn nên lưu ý lựa chọn thời gian phù hợp để tổ chức, không nên lựa chọn vào những ngày trong tuần hoặc những ngày lễ, bởi những khoảng thời gian này khách hàng của bạn đang bận làm việc hoặc họ muốn dành thời gian cho gia đình trong thời gian nghỉ lễ. Hãy chọn những ngày cuối tuần, đặc biệt là vào thứ 7.

Xây dựng kịch bản

Đây là một trong những phần quan trọng của việc tổ chức hội nghị là xây dựng kịch bản. Nếu các bạn xây dựng được một kịch bản chi tiết với những ý tưởng hay sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng vào nội dung chính của hội nghị, từ đó sẽ truyền đạt được mục đích chính và những nội dung thiết yếu của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Do đó, việc xây dựng kịch bản chi tiết, cụ thể và logic khá quan trọng mà các bạn không nên làm hời hợt.

Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên

Check lại các công việc đã làm và theo dõi tiến độ của các công việc giúp bạn kiểm soát được toàn bộ mọi thứ đang diễn ra và đồng thời giúp bạn phát hiện ra những sai sót trong quá trình hoàn thành công việc một cách kịp thời, để từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục, giúp buổi hội nghị diễn ra thành công.

Chuẩn bị tốt các công việc giúp tổ chức hội nghị thành công

Chuẩn bị tốt các công việc giúp tổ chức hội nghị thành công

Kết luận

Hiện nay có nhiều trung tâm tổ chức hội nghị tpHCM tổ chức các sự kiện rất chuyên nghiệp mà các bạn có thể lựa chọn, tuy nhiên các bạn cũng cần chuẩn bị tốt những công việc trước khi tiến tới tổ chức hội nghị. Trong bài viết là một số công việc các bạn cần chuẩn bị mà chúng tôi chia sẻ bằng kinh nghiệm thực tế hy vọng giải đáp một phần cho các bạn. Cuối cùng, chúng tôi chúc các bạn tổ chức được một hội nghị khách hàng thành công.

 

More Articles for You

Trung tâm tổ chức hội nghị TPHCM nào được đánh giá cao?

Cùng với nhịp sống ngày càng phát triển mạnh mẽ và thời đại 4.0 hiện nay, từ những buổi họp …

Gala Center – Nhà hàng tiệc cưới tốt nhất Quận Tân Bình

Gala Center là một trong những nhà hàng tiệc cưới được đánh giá là tốt nhất, lọt top những nhà …

Riverside Palace – nơi tổ chức sự kiện và hội nghị đẳng cấp tại thành phố Hồ Chí Minh

Bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng, vậy thì đừng bỏ …

5 bảng giá nhà hàng tiệc cưới TPHCM cập nhật mới nhất

Để chuẩn bị cho tiệc cưới, cô dâu và chú rể phải lên ngân sách và chọn nhà hàng phù …

Riverside mách bạn 4 cách để tìm nguồn hoa cưới phù hợp với ngân sách

Khi nói đến  hoa cưới, không phải lúc nào lớn hơn cũng tốt hơn – đặc biệt nếu bạn đang có …

Sảnh tiệc cưới phù hợp với các cung hoàng đạo

Sảnh tiệc cưới là nơi thể hiện rõ nhất phong cách của cô dâu, chú rể. Hiện nay có vô …