Kinh nghiệm lên kế hoạch cho tổ chức sự kiện ngoài trời

Để có một sự kiện ngoài trời hoành tráng, lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện lý tưởng là điều cần thiết. Ngoài ra, còn rất nhiều công việc cần bạn xử lý như lên danh sách khách mời, kế hoạch và lịch trình của sự kiện hay tính toán các trường hợp dự phòng cho thời tiết xấu. Nếu bạn là “chủ xị” cho một sự kiện ngoài trời nào đó nhưng lại không biết nên bắt đầu công việc như thế nào? Đừng quá lo lắng và hãy cùng chúng tôi điểm qua một số kinh nghiệm quý báu cho bất cứ ai mong muốn tổ chức một sự kiện ngoài trời thật thành công và ấn tượng nhé!

So với một bảng kế hoạch cho sự kiện trong nhà, bạn cần bỏ ra nhiều thời gian và công sức hơn để có một lịch trình sự kiện chi tiết nhất. Tuy sự kiện ngoài trời cho bạn cơ hội tổ chức linh hoạt và sáng tạo trong từng khâu công việc, nó cũng có những mặt bất lợi như bất cứ sự kiện nào khác.

Lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện

Khi lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn hãy xem xét cả về sảnh dự trù trong nhà phòng khi có sự việc ngoài ý muốn như thời tiết xấu hay trục trặc trong việc chuẩn bị sảnh ngoài trời.

Liệu địa điểm sự kiện có đủ cho số khách mời của bạn? Để biết chắc được điều này, hãy xác định trước số lượng khách dự kiến của sự kiện. Nếu diện tích địa điểm quá lớn so với yêu cầu, bạn hãy khoanh vùng không gian tổ chức cần thiết và bắt đầu trang trí cho nó. Ngoài ra, để chắc chắn có bao nhiêu người tham dự, bạn nên kèm theo câu hỏi xác nhận khi gửi lời mời sự kiện đến họ và yêu cầu nhận được câu trả lời trước sự kiện khoảng một tuần để có đủ thời gian chuẩn bị cho buổi sự kiện.

Xác định tầng lớp khách tham dự của bạn để chọn được địa điểm hợp lý nhất. Bạn có thể cân nhắc đến các yếu tố như thu nhập, sở thích hay nhu cầu mục đích của họ là gì khi đến với sự kiện này,… Nếu đáp ứng được những yếu tố này, bạn phần nào đảm bảo được người tham dự cảm thấy thoải mái tại địa điểm ngoài trời của bạn.

Vị trí địa điểm sự kiện thuận lợi cho khách mời sẽ tăng thêm phần trăm cơ hội khách đến tham dự sự kiện. Nếu sự kiện có cả tiệc rượu, bạn nên chuẩn bị một số lượng xe đưa rước, bạn có thể thảo luận thêm với đơn vị tổ chức bởi họ có thể có liên kết với các hãng xe để được giảm giá cước.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện của các công ty, trung tâm hội nghị cũng rất quan trọng bởi chúng sẽ ảnh hưởng đến sự kiện. Bạn cần tham khảo đánh giá từ khách hàng của đơn vị tổ chức, hình ảnh các sự kiện trong quá khứ và thông tin tham khảo qua Internet. Ngoài ra, bạn nên gặp gỡ và trao đổi cùng các nhân viên làm việc tại đó để cân nhắc mức độ ăn ý trong công việc giữa đôi bên, đồng thời đánh giá độ chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.

Lựa chọn địa điểm là một trong những quyết định quan trọng nhất trong việc lên kế hoạch sự kiện. Một địa điểm hoàn hảo sẽ làm nên một sự kiện đáng nhớ và ngược lại. Hãy suy xét thật kỹ trước khi ra quyết định cuối cùng nhé.

Kế hoạch dự phòng cho thời tiết xấu

Trước khi chốt thời gian diễn ra sự kiện, bạn phải tìm hiểu kỹ xem thời tiết ngày bạn định tổ chức có tốt không. Yếu tố thời tiết được coi là yếu tố có vai trò quyết định lớn tới sự thành công của một sự kiện ngoài trời. Chúng ta sẽ chẳng có gì phải bàn cãi nếu thời tiết đẹp, nắng nhẹ ấm áp không mưa bão. Tuy nhiên, chẳng ai có thể lường trước được điều gì sẽ xảy ra, do đó bạn nên chú ý chuẩn bị kỹ các phương án để kịp thời chống đỡ trong trường hợp trời mưa hoặc gió quá lớn.

Cần xem xét tại nơi cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có phông rạp để che chắn khi trời bất ngờ đổ mưa hay hệ thống loa hỗ trợ khi trời gió quá to và loa của ban tổ chức không phát âm thanh đủ lớn hay không.

Việc lên kế hoạch sự kiện tại địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không hề đơn giản. Hy vọng với những lưu ý trên của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp nhất!