Kinh nghiệm tổ chức họp mặt ban lãnh đạo cấp cao công ty

Họp mặt các ban lãnh đạo cho công ty là sự kiện hầu như không thể thiếu đối với các công ty có quy mô vừa và lớn. Đối với các ban lãnh đạo công ty bạn không thể tổ chức đơn thuần theo các buổi lễ tổng kết cuối năm cho toàn công ty được. Thay vào đó, chính chất và hình thức của buổi gặp mặt này có phần trang nghiêm, chú đáo và chuyên nghiệp hơn. Thì một trong những nơi bạn cần nghĩa đến đầu tiên là các trung tâm hội nghị cao cấp. Thêm vào đó, bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây để hiểu hơn các bước lên kế hoạch cho buổi họp mặt này nhé!

Lên ý tưởng tổ chức

Nếu như bạn được các ban lãnh đạo giao cho nhiệm vụ tổ chức một buổi họp mặt với nhiều thành viên khác đều là lãnh đạo, nhân viên cấp cao tại công ty, thì bạn đừng quá lo lắng nhé! Điều bạn cần làm, là dò hỏi thêm để hiểu rõ được mục đích và mong muốn của người yêu cầu có buổi họp mặt này. Dựa vào đó, mà bạn có thể xây dựng ý tưởng tổ chức.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho công ty tại các trung tâm hội nghị

Thông thường với tính chất của những buổi họp bạn nên chọn những ý tưởng tổ chức đơn giản, trang nghiêm và không phù hợp với các tiết mục văn nghệ nhưng nên có những buổi ăn nhẹ nhé!

Xác định quy mô tổ chức

Bạn cần xác định rõ ràng xem số lượng khách mời gồm bao nhiêu, những ai sẽ là người tham gia. Bạn nên lưu ý tập trung càng chi tiết vào danh sách khách mời càng tốt, vì bạn sẽ dễ làm hài lòng họ hơn. Khi xác định được quy mô tổ chức thì cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ đưa ra được mức dự trù kinh phí cho sự kiện của mình.

Chọn ngày tổ chức họp mặt

Nếu đây là buổi họp mặt của đa số các ban lãnh đạo công ty, trưởng phòng ban thì bạn nên có bước khảo sát trước với những vị khách mời này. Để tránh trường hợp một vài trong số khách mời không thể tham dự được buổi gặp quan trọng của công ty.

Nếu số lượng khách mời quá đông không phù hợp với việc đi dò hỏi và sắp xếp từng ngày lại với nhau. Thì cách tốt nhất là bạn nên đưa ra vài sự lựa chọn trong một khoảng thời gian nhất định để họ dễ dàng lựa chọn và bạn cũng sẽ dễ dàng chọn ra ngày tổ chức.

Lựa chọn trung tâm hội nghị uy tín

Không gian trung tâm hội nghị sang trọng diễn ra cuộc họp mặt công ty

Với tính chất là buổi họp mặt các ban lãnh đạo, bên cần phải cân nhắc lựa chọn rất kỹ địa điểm tổ chức. Sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho bạn là các trung tâm tổ chức hội nghị chuẩn chất lượng 5 sao nhằm mang đến không gian sang trọng, trang nghiêm cho các lãnh đạo. Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến vị trí địa điểm tổ chức gần công ty hoặc gần các quận trung tâm để thuận tiện cho việc di chuyển. Có như vậy, bạn sẽ không phải lo sợ làm phật lòng sếp của mình.

Một điểm cần lưu ý nữa là nếu trong buổi họp mặt có buổi ăn nhẹ thì bạn nên đến trực tiếp trung tâm tổ chức hội nghị và thử trước các món ăn sẽ đặt. Tránh tình trạng chọn những nơi có món ăn không được chất lượng.

Kịch bản chương trình

Bất kì một sự kiện nào cũng nên có kịch bản cho chương trình. Trong kịch bản này, bạn sẽ lên toàn bộ các ý tưởng, hoạt động trong sự kiện và cũng như là thời gian diễn ra buổi sự kiện. Như vậy, bạn sẽ kiểm soát được thời gian của các hoạt động diễn ra, tránh tình trạng xảy ra trục trặc trong quá trình tổ chức.

Ngoài ra, bạn cũng nên in thêm lộ trình các hoạt động sẽ diễn ra theo thứ tự và thời gian cho từng hoạt động, nội dung phát biểu để tất cả khách mời dễ dàng theo dõi mà không bị bỏ sót nội dung.

Thuê MC dẫn dắt chương trình

Không gian buổi gặp gỡ các bạn lãnh đạo công ty tại Riverside Palace

Tùy vào tính chất của buổi họp mặt công ty bạn có cần phải giữ bảo mật thông tin hay không mà bạn có thể thuê hoặc không thuê MC. Nhưng nếu sự kiện chỉ đơn giản là buổi khen thưởng, nhiệm chức thì bạn nên có một người MC để giúp chương trình được diễn ra suôn mượt hơn.

Ngược lại, nếu trong suốt buổi họp mặt có những nội dung liên quan đến thông tin mật của công ty thì bạn hoàn toàn có thể chọn một gương mặt bất kì trong công ty mình mà có khả năng nói linh hoạt, duyên dáng.

Sau khi đọc xong bài viết này, chúng tôi mong rằng bạn đã có thêm cho mình những kinh nghiệm bổ ích giúp cho quá trình tổ chức các sự kiện được diễn ra thành công nhất có thể! Trung tâm hội nghị Riverside Palace chúc bạn thành công.