Lưu ý 5 điều này để chọn địa điểm tổ chức hội nghị thêm hoàn hảo

Tổ chức hội nghị không còn là cụm từ quá xa lạ với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc tổ chức không đơn giản như tổ chức một trò chơi để giải trí hay một sự kiện họp mặt thông thường mà nó cần phải có sự chỉn chu từ khâu chọn địa điểm tổ chức hội nghị cho đến xây dựng nội dung có trong sự kiện, thể hiện được sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Cùng Gala Center ghi nhớ 5 điều giúp chọn địa điểm tổ chức thêm hoàn hảo.

Địa điểm tổ chức hội nghị đắc địa

Vị trí của địa điểm là một trong những yếu tố rất quan trọng để khách hàng đưa ra lựa chọn tham gia hội nghị hay không. Bạn cần phải đảm bảo tính thuận tiện trong việc di chuyển của khách mời và đặc biệt là khu vực đỗ xe hoặc trông xe để khách mời yên tâm trong khi tham dự sự kiện.

Địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng bậc nhất TP.HCM

Để chọn được một địa điểm ưng ý, bạn nên tìm đến những nơi tổ chức chuyên nghiệp có không gian thiết kế đẹp, đáp ứng được mọi nhu cầu của bạn. Việc chọn đúng địa điểm giúp gia tăng sự kết nối sau buổi tham gia hội nghị của những vị khách mời với nội bộ doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn các tiêu chí khi chọn trung tâm tổ chức hội nghị TP.HCM

Cơ sở vật chất

Sau địa điểm thì cơ sở vật chất là điều thứ hai mà bạn cần lưu ý. Các trang thiết bị hỗ trợ như micro, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hệ thống màn hình chiếu đều phải vận hành mượt mà trong quá trình diễn ra hội nghị. Bên cạnh đó, bạn phải chú ý đến việc thiết lập không gian sao cho hợp lý từ cách bố trí chỗ ngồi, bàn ghế.

Cơ sở vật chất ở địa điểm tổ chức chất lượng giúp sự kiện diễn ra thành công

Bạn nên xem qua các sảnh tiệc của những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp để kiểm tra qua các thiết bị hỗ trợ cũng như không gian. Một không gian sang trọng, lộng lẫy chắc chắn ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách mời dự tiệc.

Đội ngũ nhân viên

Xác định số lượng khách mời tham gia hội nghị có tương xứng với số lượng nhân viên phục vụ, quản lý điều phối không gian và nhân viên an ninh cho sự kiện của bạn hay không. Việc quá ít nhân viên sẽ không đáp ứng nhanh chóng được nhu cầu của khách mời tham dự. Điều này vô tình tạo thiện cảm không tốt của khách hàng về độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một địa điểm tổ chức hội nghị hợp lý là nơi có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, xử lý các vấn đề của khách hàng hay vấn đề phát sinh trong buổi tiệc cách khéo léo.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách mời

Kỹ thuật của không gian tổ chức hội nghị

Một điều lưu ý nhỏ nhưng lại khiến hội nghị của doanh nghiệp “tinh tế” hơn đó là vị trí các ổ cắm điện và hệ thống mạng Internet có hoạt động mạnh hay không. Nếu địa điểm có quá ít ổ cắm điện và bạn phải dùng đến ổ cắm rời, sàn nhà lộn xộn dây điện, thì lại là một điểm trừ to. Điều này tác động lên cảm nhận của khách mời rất nhiều nên bạn hãy chú ý nhé.

Chi phí tổ chức

Đây là yếu tố mấu chốt mà bạn cần phải quan tâm, nếu địa điểm tổ chức hội nghị đáp ứng tất cả các dịch vụ về tổ chức hội nghị khách mời của bạn nhưng giá quá cao, vượt ngoài ngân sách tổ chức. Bạn cần cân nhắc và suy xét cẩn trọng, bạn có thể hỏi báo giá một vài trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Đa phần, các trung hiện nay đều có ưu đãi đặt tiệc với mức giá phải chăng, đơn cử như Gala Center – Trung tâm tổ chức hội nghị tốt nhất TP.HCM. Thêm vào đó, bạn nên thương lượng với bên cung cấp dịch vụ để giảm chi phí và hỗ trợ công tác chuẩn bị.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên cung cấp cho bạn một vài điều bổ ích cần trong lúc chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Bạn nên cân nhắc và lựa chọn thật kỹ trước khi đưa ra quyết định vì sự kiện hội nghị chính là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng.