Một số biện pháp khắc phục những thách thức trong khai thác tổ chức hội nghị

Để khai thác được đối tượng khách này, công ty nên tiến hành hoạt động vận động hành lang, tạo mối quan hệ quen biết với ban lãnh đạo hay bộ phận phụ trách hành chính của tổng công ty. Bên cạnh đó, công ty phải thể hiện cho khách hàng thấy được lợi thế của mình bằng cách chấp nhận tổ chức một hội nghị với mức giá có thể bằng mức của những công ty khác mà khách hàng đang cân nhắc lựa chọn nhưng chất lượng cao, chuyên nghiệp. Với biện pháp này, công ty sẽ phải chấp nhận mức hoà vốn và có thể lỗ trong năm đầu để tạo uy tín, chiếm được lòng tin của khách hàng. Chính sách thẻ hội viên được áp dụng kèm để duy trì lòng trung thành của khách hàng.

Công ty nên dành riêng một chuyên mục về MICE nói chung và hội nghị nói riêng trên website. Các hình ảnh về những cuộc hội nghị mà công ty đã từng tổ chức được đưa lên website để cho khách hàng có thể hình dung được phần nào kinh nghiệm cũng như cách thức tổ chức hội nghị của công ty.

Nhằm tạo cho khách hàng có thói quen đặt dịch vụ trước, công ty có thể tiến hành hoạt động Marketing trực tiếp qua thư, email và hoạt động bán hàng cá nhân vào trước đó 3 tháng (các tổng công ty thường tổ chức hội nghị tổng kết vào cuối tháng 12 và đầu tháng 1 dương lịch) để nhắc nhở và đánh thức khách hàng, chỉ rõ cho họ thấy được lợi ích từ việc đặt dịch vụ sớm.

Công ty có thể tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng cho các vị khách mời đến tham gia nhằm tạo không khí sôi nổi trong hội nghị và tạo động cơ cho khách mời để họ thấy được lợi ích có được khi đến tham dự hội nghị. Mỗi vị khách mời sẽ được cung cấp 1 mã số (chính là số thứ tự trong giấy mời). Giải thưởng là một chuyến du lịch trong nước cho cả gia đình.

Công ty phải chú ý theo dõi khâu gửi giấy mời tới khách tham dự hội nghị, liên lạc với họ khi không có hồi âm để có được số lượng chính xác về khách tới hội nghị. Trong giấy mời công ty có thể yêu cầu họ ghi rõ những lý do, kế hoạch, những việc dự kiến có thể khiến họ không tham gia hội nghị được vào thư hồi âm (mặc dù họ hồi âm là sẽ đến hội nghị) để từ đó lập các bảng danh sách khách mời chắc chắn tham gia, khách mời có khả năng sẽ tham gia và khách mời chắc chắn không tham gia. Dựa vào danh sách trên để công ty lên kế hoạch đặt dịch vụ, có các biện pháp dự phòng cần thiết trong trường hợp xấu nhất.

Tất cả những hoạt động đặc sắc và những lợi ích của hội nghị đều được nhấn mạnh và cung cấp cho khách mời trước khi diễn ra và trong hội nghị nhằm tạo cho khách thấy được việc tham gia hội nghị là một cơ hội cho họ giao lưu, gặp gỡ mọi người và có được một số lợi ích kinh tế khác.

Lưa chọn những hoạt động vui chơi giải trí yêu cầu sự tham gia của tất cả các thành viên và thật sự cuốn hút mọi người để tạo niềm hứng khởi, tránh tạo cảm giác nhàm chán khiến mọi người bỏ về trước. Các hoạt động này nên có sự tham gia hoà đồng của cả các nhà quản lý cấp trên và có những phần thưởng khích lệ để khuyến khích toàn bộ mọi người tham gia.

.