admin
May 25, 2021
Trước khi tổ chức buổi hội nghị, hội thảo hay sự kiện thì phần quan trọng nhất đó là địa điểm tổ chức. Vậy làm sao có thể tìm được nơi tổ chức phù hợp mà không tốn quá nhiều chi phí? Bài viết dưới đây sẽ bật mí cho bạn những yếu tố quan trọng khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm.
Chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm dựa vào mục đích
Trung tâm tổ chức hội nghị tphcm – Gala Center
Điều đầu tiên tạo nên thành công cho hội nghị, hội thảo hay sự kiện đó là địa điểm phù hợp. Chọn địa điểm tổ chức thích hợp chính là bước đầu để doanh nghiệp, công ty,.. gây ấn tượng với khách mời tham dự.
Ví dụ nếu bạn cần tổ chức lễ vinh danh, hội thảo thì hãy chọn tổ chức ở các trung tâm tổ chức hội nghị tphcm. Đối với những chương trình “workshop”, giao lưu, các ngày lễ thì sảnh trong nhà hoặc ngoài trời là lựa chọn thông minh đấy.
Lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm phù hợp
Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức thì bạn cũng cần tìm hiểu về đối tượng khách mời của sự kiện đó. Một sự kiện mà mời những doanh nhân thành đạt thì bắt buộc bạn phải tổ chức ở các trung tâm hội nghị cao cấp và sang trọng. Nếu khách mời của bạn là trẻ em thì việc chọn không gian rộng, thoải mái và ngoài trời là một điểm cộng, do các bé sẽ dễ dàng vui chơi, giải trí.
Bên cạnh đó, không chỉ cần phù hợp với mục tiêu của sự kiện mà địa điểm tổ chức cần phải nằm ở vị trí thuận tiện cho. Những địa điểm gần ở trung tâm thành phố là một điều lý tưởng để tổ chức sự kiện. Nếu không thì hãy lựa chọn những khu vực lân cận và xem xét giao thông thuận tiện. Với những sự kiện diễn ra dài ngày thì bạn nên cân nhắc chọn địa điểm có chỗ lưu trú cho khách ở xa.
Quy mô của hội nghị, sự kiện
Quy mô tổ chức hội nghị phù hợp với số lượng khách mời
Nếu bạn có số lượng khách mời đông thì bạn nên lựa chọn những nơi có không gian lớn để đảm bảo chất lượng chương trình như trung tâm tổ chức hội nghị tphcm – Gala Center. Quy mô cần được tính toán kỹ lưỡng để khu vực diễn ra hội nghị, sự kiện không quá rộng hoặc quá hẹp.
Tuy nhiên bạn nên lựa chọn khu vực rộng hơn hoặc bằng số lượng khách mời dự kiến do có khả năng khách mời sẽ không đến được đông đủ. Đặc biệt với những hội nghị, sự kiện mở cửa tự do thì bạn nên xem xét chuẩn bị nơi có nhiều phòng, sảnh để có những phương án dự phòng khi cần thiết.
Cơ sở vật chất hiện đại và tiện ích đi kèm
Bên cạnh những yếu tố khu vực và không gian thì một hội nghị, sự kiện thành công còn phụ thuộc vào những trang thiết bị như ánh sáng, âm thanh, màn hình LED, sân khấu,….
Hoà nhập với thời đại số, Gala Center luôn trang bị những trang thiết bị mới và hiện đại nhằm đem lại những trải nghiệm vô cùng hoàn hảo cho khách mời. Cùng với dàn âm thanh lớn được sắp xếp phù hợp tại mọi vị trí trong sảnh đều có thể nghe rõ. Sở hữu các màn hình LED sắc nét tạo nên điểm nhấn cho buổi hội nghị. Cùng với dàn ánh sáng vừa đủ sẽ khiến cho buổi hội nghị trở nên hấp dẫn hơn.
Ẩm thực hội nghị đa dạng
Phục vụ tea-break – những món ăn nhẹ giữa giờ nghỉ sẽ là điểm cộng lớn tạo sự ấn tượng cho buổi hội nghị.
Vậy lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm bao gồm những yếu tố trên từ trang thiết bị hiện đại cùng với ẩm thực hội nghị phong phú sẽ tạo nên buổi hội nghị thành công cho bạn.
Xem xét hợp đồng và những quy định riêng khi thuê trung tâm tổ chức hội nghị tphcm
Mỗi trung tâm tổ chức hội nghị tphcm sẽ có những quy định riêng khi cho thuê như: giấy phép tổ chức, chụp ảnh, quay phim,… những quy định về tiếng ồn, cách trang trí,… quy định về quảng cáo. Bạn cần nắm rõ những quy định này để có thể tổ chức buổi hội nghị một cách thuận lợi.
Yếu tố không thể bỏ qua nữa đó là thời gian setup. Do ở mỗi đơn vị tổ chức hội nghị sẽ có quy định về thời gian chuẩn bị khác nhau. Thông thường bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để thực hiện set up cho buổi hội nghị. Do đó, hãy trao đổi kỹ với những trung tâm tổ chức hội nghị để khi tổ chức không xảy sơ sót nào.
Phần quan trọng nhất đó là hợp đồng và tiền cọc. Bạn cần biết về chi phí đặt cọc, thời gian đặt và việc bồi thường khi huỷ sự kiện, điều khoản thanh toán, quyền lợi và nghĩa vụ bên trong hợp đồng. Đây đều là những chi tiết cực kỳ quan trọng trước khi bạn định thuê địa điểm.
Kết,
Trên đây là toàn bộ những điều bạn không nên bỏ qua khi lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị tphcm. Và nếu bạn đang muốn tổ chức một buổi hội thành công thì Gala Center cũng là một cái tên để bạn cân nhắc. Hi vọng với những kinh nghiệm trên sẽ giúp cho các buổi hội nghị, sự kiện của bạn đều hoàn thành xuất sắc nhất!
